Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие сотрудника на своем рабочем месте более 4-х часов подряд или в течение всего рабочего дня / смены без уважительных на то причин считается прогулом (пп.«а» п.6 ст.81 ТК РФ). За прогул к нарушителю применяются меры дисциплинарного взыскания (например, увольнение).

Для фиксации факта неявки используется акт об отсутствии работника на рабочем месте (его бланк Вы можете скачать ниже). Данный документ используется работодателем в качестве доказательства при привлечении прогульщика к дисциплинарной ответственности. Также он может оказаться очень полезным, если с работником произошел несчастный случай в то время, когда он должен был находится на работе.

Прежде чем начать составлять акт, нужно попробовать связаться с работником, например, по телефону, чтобы выяснить причины его отсутствия. Они могут быть уважительными (например, временная нетрудоспособность, вызов на судебное заседание и др.).

Хотя анализ судебной практики позволяет выделить те факторы, которые можно считать уважительными.

• нахождение на больничном;
• уход за больным членом семьи;
• проблемы с общественным транспортом (поломка, пробки);
• тяжелые погодные условия (снегопад, ураган и т.д.);
• участие в судебном заседании в качестве свидетеля;
• стихийные бедствия;
• аварийные ситуации, чрезвычайные происшествия (утечка газа / воды, пожар и т.д.);
• др.

Если связаться с сотрудником не удалось или он отказался рассказывать о причинах своего непоявления на работе (или его объяснения оказались неубедительными), то составляется докладная записка непосредственным начальником нарушителя в свободной форме. В ней он информирует высшее руководство о произошедшем.

На докладную руководитель организации накладывает необходимую резолюцию, или на ее основании отдает распоряжении зафиксировать факт неявки. Если прогульщик подчиняется непосредственно руководству работодателя, то этап с оформлением докладной записки пропускается. Вместо этого сразу издается распоряжение.

Затем составляется акт об отсутствии работника на рабочем месте. Делает это, как правило, непосредственный начальник отсутствующего подчиненного в присутствии не менее трех свидетелей – других сотрудников компании. Чтобы исключить заинтересованность лиц, участвующих в подписании акта, рекомендуется привлекать свидетелей из других подразделений организации.

Кстати, задокументировать прогул могут и специалисты кадровой службы.

Акт не имеет единой обязательной формы, поэтому работодатель вправе разработать свою. (Вы также можете скачать бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте на нашем сайте.) Если нет разработанной формы, то документ оформляется в произвольной виде. При этом он должен содержать следующую информацию:

1. наименование работодателя на фирменном бланке (если он не используется, указываются реквизиты: ОГРН / ОГРНИП, ИНН, КПП, адрес и т.д.);
2. наименование, дата, номер акта;
3. конкретное место и время составления акта;
4. наименование должности, ФИО лица, составившего акт, и свидетелей;
5. наименование должности, ФИО отсутствующего работника, а также его рабочее место;
6. описание дисциплинарного нарушения;
7. дата и время (в часах и минутах), в течение которого работник не появлялся на работе;
8. подписи составителя акта и свидетелей;
9. подпись нарушителя.

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте представлен ниже.

Акт составляется не менее чем в 2-х экземплярах, один из которых вручается прогульщику. В зависимости от потребности работодатель вправе оформить и большее количество экземпляров документа.

Далее акт об отсутствии работника на рабочем месте, вместе с приложенной докладной запиской и/или распоряжением руководителя, передается в кадровый отдел сотруднику, который производит учет рабочего времени.

Тот в свою очередь на основании поступивших документов в табеле учета рабочего времени напротив соответствующей фамилии проставляет:

• буквенный код «НН» («неявка по невыясненным причинам») или цифровой код «30» – если работник отсутствовал в течение всего рабочего дня / смены;
• буквенный код «Я» или цифровой код «01» с указанием отработанных часов – если сотрудника не было в течение более чем 4-х часов.

Как правило, акт оформляется в день прогула. Хотя ст.193 ТК РФ позволяет это сделать в течение одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка.

О том, как часто нужно составлять акты при длящемся прогуле, законодательство ничего не говорит. В то же время нужно учитывать, что каждый факт неявки сотрудника на работу должен быть задокументирован. Поэтому будет идеальным оформлять документ на каждый день прогула в течение всего периода отсутствия. Однако, если сотрудник не появляется на работе неделями или месяцами, то периодичность составления акта можно увеличить (например, еженедельно по итогам прошедшей недели). Оформлять акт реже чем 1 раз в месяц не рекомендуется, поскольку на основании ст.193 ТК РФ применить дисциплинарное взыскание можно только в месячный срок.

Как только «загулявший» сотрудник появился на работе, ему сразу вручается акт (акты) об отсутствии работника на рабочем месте под роспись. Если он отказывается его подписывать, то в документе об этом делается соответствующая отметка, которая визируется составителем и свидетелями.

Кроме того, работодатель должен потребовать представить объяснения. Нельзя в этом случае ограничиваться только устным требованием. Работнику обязательно нужно вручить письменное уведомление о даче письменных объяснений своего отсутствия на рабочем месте, в котором он распишется.

Сообщить о причине прогула сотрудник может в форме объяснительной записки. На это ему отводится 2 рабочих дня. Работодатель вправе установить и более длительный срок для дачи объяснений (ч.1 ст.193 ТК РФ). Его следует зафиксировать в уведомлении. Если по истечении установленного срока ответ от прогульщика не поступил, то составляется акт об отказе от дачи объяснений.

На основании имеющихся материалов расследования факта отсутствия работника на рабочем месте (докладных, актов, объяснительных и т. д.) работодатель оценивает, уважительны были причины неявки или нет. И если он счел их неуважительными, то принимает решение о применении дисциплинарного взыскания.

Нарушителю может быть объявлено замечание или вынесен выговор. При этом оформляется приказ о применении дисциплинарного взыскания. Если сотрудника увольняют, то издается приказ унифицированной формы Т-8 об увольнении.